Свидетельствование копии документа, выписки из него или копии с копии — одно из распространенных нотариальных действий. Чаще всего граждане обращаются к нотариусу за свидетельствованием копий свидетельств о рождении, браке, аттестатов, дипломов, выписок из трудовых книжек. Следует иметь в виду, что копия документа или выписка из него обязательно сверяется с оригиналом — без предъявления подлинного экземпляра нотариальные действия невозможны.
Текст копии должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Кроме того, верность копий свидетельствуется при наличии следующих условий:
— документ не должен противоречить законодательству Республики Беларусь;
— документ должен иметь реквизиты: наименование и печать организации, выдавшей документ, дата его выдачи и регистрационный номер, подпись ответственного лица;
— нотариус не имеет права заверять документы, в которых содержатся сведения с грифом «секретно» или «совершенно секретно». Также в число «неподписных» войдут те документы, в тексте которых содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с них (копированию не подлежит).
Не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий.
Не допускается свидетельствование верности копии с документов, выданных органами и архивами органов, регистрирующими акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.
Соответствует документ перечисленным выше условиям или нет, оценивает нотариус в каждом конкретном случае исходя из требований и норм законодательства.
Иногда к нотариусу обращаются граждане за свидетельствованием копий документов, поступающих из иностранных государств. Следует отметить, что такой документ принимается на территории Республики Беларусь при условии его легализации. Далее нотариусом свидетельствуется подлинность подписи переводчика, переведшего данный документ с иностранного языка на русский. И только после этого возможно засвидетельствовать копию перевода. Поскольку делопроизводство в нотариальной конторе ведется на русском языке, то свидетельствованию подлежат копии перевода только на этот язык. Копии переводов документов, исходящих из иностранных государств, свидетельствуются нотариусом только для действия на территории Республики Беларусь.
Верность копии с копии документа может быть засвидетельствована только нотариусом и при условии, что верность копии документа засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке выдавшего ее юридического лица, содержать запись о том, что подлинный документ хранится в делах данного юридического лица, а также должна быть засвидетельствована подписью руководителя и заверена печатью выдавшего ее юридического лица.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа, выписки из него или копии с копии документа может любое лицо, в том числе не владелец документа. За эту операцию взыскивается государственная пошлина в размере, установленном Налоговым кодексом Республики Беларусь.
Засвидетельствовать верность копии можно, обратившись к нотариусу в любую нотариальную контору города.
Ольга РУФУЛЛАЕВА,
государственный нотариус первой Могилевской государственной нотариальной конторы.